Đội ngũ quản lý các công ty ngày nay phải đối mặt với một thực tế khá khắc nghiệt. Họ quan tâm đến chi phí nhiều hơn và hướng tới hiệu quả công việc nhiều hơn.

Thực tế này dẫn đến việc các công ty tìm kiếm những quy trình quản lý nhân sự tích hợp và tập trung. Tuy nhiên, những điều này đòi hỏi các công ty phải vạch ra chức năng rõ ràng trong việc quản trị, tuyển dụng, huấn luyện và khen thưởng cho nhân tài của công ty.

Khắc phục những khoảng cách

Theo nghiên cứu của Hay Group, các tổ chức tiếp cận với việc đo lường hiệu suất công việc cho biết, mức độ hài lòng với quy trình đạt được cao nhất thì kết quả đáng tin cậy nhất và mức độ gắn kết quản lý cấp cao trong quy trình cũng là cao nhất.

Cuộc nghiên cứu đã xác định ba lĩnh vực chính mà đo lường hiệu suất công việc gia tăng giá trị: Sắp xếp công việc theo cấu trúc để đạt được hiệu quả tổ chức; dùng đúng người vào đúng việc để cải thiện việc quản lý nhân tài; đánh giá công việc dựa vào các tiêu chuẩn nội bộ và bên ngoài.

Như trong trường hợp sáp nhập hoặc tái cấu trúc, công ty sẽ có khả năng cản trở tăng trưởng của tổ chức. Bởi vì có thể một số người làm cùng công việc sẽ bị sa thải, hoặc tồi tệ hơn là chống lại lẫn nhau.

Xem xét sự khác biệt giữa cấp trên và nhân viên. Nếu khoảng cách quá nhỏ, sẽ có những đóng góp chồng chéo và mọi người sẽ làm trùng việc của nhau.

Còn nếu khoảng cách này quá lớn, sự thiếu sót/thất bại trong giao tiếp có thể xảy ra, các nhà quản lý sẽ đương đầu với những cơn giận/sự thất vọng trong nhóm nhân viên yếu kém và sẽ khó khăn để có thể tìm những người thay thế từ trong công ty. Vậy thì khoảng cách bao nhiêu là phù hợp?

Điều này thay đổi theo tính chất công việc và cấp độ công việc trong công ty. Các bộ phận vận hành (ví dụ như bộ phận bán hàng hay bộ phận sản xuất) có xu hướng hoạt động với khoảng cách lớn hơn và nhịp độ kiểm soát quản lý rộng hơn so với bộ phận tư vấn hay bộ phận trao quyền (ví dụ như bộ phận nhân sự hay bộ phận luật).

Không chỉ thế, khoảng cách có thể rộng hơn ở quản lý cấp cao hoặc nhân viên cấp thấp nhất trong tổ chức so với nhóm cấp trung mà sự tiến bộ ít hơn lại phổ biến đối với phát triển nghề nghiệp.

Tham chiếu kiểm tra cấu trúc công ty

Phương pháp đo lường công việc được phân tích và chuẩn hóa có thể đưa ra các tiêu chuẩn tham chiếu dùng để kiểm tra cấu trúc của công ty bạn. Trong đó, việc thiết kế công việc với mức độ “căng” vừa phải là điều bắt buộc.

Vì khi một người không phải vận dụng hết những kỹ năng và vốn kiến thức của họ để hoàn thành tốt công việc, thì họ sẽ dễ bị nhàm chán và tự mãn. Nhưng nếu công việc quá căng thẳng, họ cũng sẽ thất bại và ra đi.

Cả hai viễn cảnh đều dẫn tới sự sụt giảm lòng tin/tiêu hao sinh lực, điều mà có thể gây ra những kết quả thất bại thảm hại trong thị trường nguồn nhân lực cạnh tranh.

Công việc là giao điểm của những quy trình nhân sự bao gồm lương bổng và phúc lợi, quản trị nhân tài... Khi một nhiệm vụ được xem xét là đang gây bất lợi cho những nhiệm vụ xung quanh mà nó tương tác, thì rõ ràng cần phải đặt câu hỏi ai làm cái gì và làm khi nào.

Sự rõ ràng về tổ chức ở cấp độ vi mô thực hiện được bằng cách lập bản đồ công việc cá nhân dựa vào những quy trình kinh doanh cốt lõi và trả lời các câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm cho việc xảy ra, những người cần cung cấp đầu vào và hỗ trợ là ai, và ai có quyền phê duyệt kết quả đầu ra?

Đây là cách tránh chồng chéo trong công việc.

Một công việc được tổ chức tốt là công việc được thiết kế đồng nhất - người đòi hỏi ít nhưng tập hợp các kỹ năng và năng lực ổn định để đạt được những điều phức tạp như nhau và mong muốn có tương tác với các bên có liên quan.

Nếu đòi hỏi các kỹ năng và năng lực đa dạng thì rất khó để có thể tìm thấy người xuất sắc trong tất cả các nhiệm vụ và hiệu quả công việc đạt tối ưu. Nếu có công việc với nhiều thứ phức tạp, người ta hoặc sẽ tận dụng khả năng của họ trong một khoảng thời gian, hoặc kéo dài đến một điểm mà kết quả là rủi ro cho doanh nghiệp tại thời điểm, hoặc cả hai.

Nếu có nhiều các bên liên quan trong quá trình, sau đó cần duy trì nhiều dòng thông tin truyền thông và có khả năng gây hiểu lầm. Ví dụ, nếu bốn người làm việc với nhau thì có sáu kênh liên lạc cần được duy trì. Và nếu một người thứ năm được thêm vào, có 10 kênh trao đổi thông tin - tăng gần gấp đôi khả năng gây ra sự cố thông tin liên lạc.

Công việc là các khối kiến trúc cấu thành nên tổ chức và hiểu biết sâu sắc có thể giúp cho tổ chức quản lý được mối liên hệ chặt chẽ giữa con người và vai trò công việc. Khi đã sắp xếp được các mối liên hệ giữa từng bộ phận, từng vai trò..., người làm công tác điều hành tất yếu sẽ khai thác được tối đa nguồn lực. Như vậy, công việc chung của toàn bộ hệ thống cũng sẽ phát triển theo tỷ lệ tương ứng.